Privacyverklaring

We verwerken zo weinig mogelijk. Je gegevens staan in de EU, we verkopen ze niet, we gebruiken ze niet om modellen te trainen, en er staat geen advertentietracker op deze site.

Verwerkingsverantwoordelijke is Incipto B.V., Keizersgracht 123, 1015 CJ Amsterdam, Nederland, KvK 00000000. Vragen kun je stellen via privacy@incipto.com.

Er zit een belangrijk onderscheid in deze pagina. Over jouw eigen accountgegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: die verwerken we voor onze eigen dienst.

Over de gegevens van jouw klanten die je in het product zet, ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij doen daar niets mee behalve wat nodig is om de dienst voor jou te leveren. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst: die is hier na te lezen, en in het product ga je er onder Je gegevens met één klik mee akkoord, waarna je hem met jouw naam en het moment erin kunt downloaden.

Wat jij erin zet: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, en wat er in de briefing en de vragenlijst wordt aangeleverd. Daarnaast leggen we vast wanneer een document is geopend, ondertekend en betaald.

Bij een ondertekening bewaren we het moment, het IP-adres, de gebruikte browser en een hash van de exacte documentversie. Dat is nodig om later te kunnen aantonen wat er is ondertekend.

Wij sturen jouw klanten nooit zelf commerciële berichten. De mail die zij krijgen is jouw mail, vanaf jouw afzenderadres.

• Uitvoering van de overeenkomst: alles wat nodig is om je account en je doorlopen te laten werken.
• Wettelijke plicht: de administratie en de btw, met een bewaartermijn van zeven jaar.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie en het verbeteren van de dienst op basis van gebruiksstatistieken zonder persoonlijk profiel.
• Toestemming: alleen voor de nieuwsbrief, en die kun je met één klik weer intrekken.

De databases en bestanden staan in de Europese Unie, op servers in Frankfurt, Duitsland. Back-ups blijven binnen de EU.

We gebruiken geen dienst die je gegevens standaard buiten de EU brengt. Waar een leverancier een Amerikaanse moeder heeft, is de verwerking contractueel en technisch tot de EU beperkt.

Deze partijen zijn onze subverwerkers. Bij een wijziging in deze lijst laten we het je vooraf weten, zodat je bezwaar kunt maken.

Koppel je zelf een agenda, boekhoudpakket of drive, dan gaan er gegevens naar die partij omdat jij daar opdracht toe geeft. Je kiest per koppeling of je die aanzet, en je kunt hem op elk moment losmaken.

Het opstellen van offertes en contracten gebeurt op basis van jouw sjablonen en jouw briefing. Voor de taalverwerking gebruiken we een model dat binnen de EU wordt aangeroepen.

Je documenten en je klantgegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen. Er wordt geen kopie bewaard bij de modelleverancier langer dan nodig is om het antwoord te geven.

In het product zie je bij elke gegenereerde regel waar hij vandaan komt: uit je sjabloon of uit de briefing. Je kunt elke wijziging terugzetten voordat er iets uitgaat.

We zetten één functionele cookie voor je sessie. Die is nodig om ingelogd te blijven en vraagt geen toestemming.

We meten bezoek op paginaniveau, zonder cookie en zonder profiel, en we plaatsen geen advertentietrackers. Daarom zie je op deze site geen cookiebanner.

Meer daarover staat op de cookiepagina.

Voor de eerste vier hoef je ons niet te mailen: onder Je gegevens in het product download je je hele administratie als csv en json, en hef je je account op. Dat laatste stopt je abonnement meteen en verwijdert alles dertig dagen later — die dertig dagen zijn er om een misklik terug te kunnen draaien en om je de tijd te geven je administratie mee te nemen.

Wat na die dertig dagen blijft staan is één regel met je factuurgegevens, omdat op onze eigen facturen aan jou een bewaarplicht van zeven jaar zit. Daar staan geen gegevens van jouw klanten in.

Lukt iets niet, of gaat het om iets anders, dan stuur je een verzoek naar privacy@incipto.com. We reageren binnen dertig dagen, in de praktijk sneller. Ben je er niet tevreden over, dan kun je klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

• Inzage in wat we van je hebben.
• Correctie als iets niet klopt.
• Verwijdering, tenzij we iets wettelijk moeten bewaren.
• Overdracht van je data in een gangbaar formaat, wat je zelf al kunt exporteren.
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden we dat binnen 72 uur bij de toezichthouder, en zonder onnodige vertraging bij jou. Je hoort wat er is gebeurd, welke gegevens het raakt en wat we eraan doen.

Ben jij verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die het betreft, dan geven we je alle informatie die je nodig hebt om je eigen meldplicht na te komen.